Polityka prywatności
Jak przetwarzamy Twoje dane osobowe. Ostatnia aktualizacja: 15 kwietnia 2026 r.
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
Łukasz Kozubek
ul. Łąkowa 18b, 47-415 Ponięcice
NIP: 6391803691, REGON: 241395380, EORI: PL639180369100000
Adres korespondencyjny: ul. Królewska 50 lok 3, 47-400 Racibórz
Tel.: +48 883 363 477
Email ogólny: kontakt@studiokozubek.pl
Email do spraw ochrony danych: rodo@studiokozubek.pl
W sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem rodo@studiokozubek.pl lub listownie na adres korespondencyjny.
2. Jakie dane zbieramy
W zależności od tego, w jaki sposób korzystasz z naszej strony, przetwarzamy następujące kategorie danych:
2.1. Dane z formularza wyceny i formularzy kontaktowych
- NIP firmy (10 cyfr)
- Nazwa firmy
- Adres email
- Numer telefonu (opcjonalnie)
- Miasto (opcjonalnie)
- Informacje o planowanym projekcie (rodzaj usługi, budżet, termin, opis)
2.2. Dane z asystenta konwersacyjnego (chat)
- Treść wiadomości, które wpisujesz w oknie chatu
- Identyfikator sesji (losowy ciąg znaków, zapisywany w Twojej przeglądarce)
- Streszczenie rozmowy i rekomendacje (na potrzeby rozpoznania powracającego użytkownika)
2.3. Dane techniczne
- Adres IP (do zapobiegania nadużyciom i ograniczania liczby zapytań)
- Informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym (user agent)
- Data i godzina wizyty
2.4. Dane weryfikowane zewnętrznie
- Status VAT firmy na Białej Liście Podatników (dane publiczne z wykazu prowadzonego przez Ministerstwo Finansów, pobierane na podstawie podanego przez Ciebie numeru NIP)
Prosimy, nie podawaj w formularzach ani w chacie danych wrażliwych (np. informacji o zdrowiu, pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, religijnych, danych biometrycznych). Takie informacje nie są nam potrzebne do przygotowania wyceny.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna |
|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie wyceny i kontaktu handlowego | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) |
| Realizacja zawartej umowy | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Wystawianie faktur, rozliczenia podatkowe i księgowe | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny - ustawa o rachunkowości, ustawa o VAT) |
| Weryfikacja statusu VAT kontrahenta na Białej Liście (due diligence) | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (art. 96b ustawy o VAT) |
| Bezpieczeństwo strony, zapobieganie nadużyciom, ograniczanie liczby zapytań (rate limiting) | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) |
| Zapewnienie działania chatu i funkcji "witamy ponownie" | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes - obsługa klienta) |
| Analityka ruchu na stronie (Google Analytics) | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w bannerze cookies) |
| Pomiar skuteczności reklam, remarketing (Google Ads, Google Tag Manager) | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w bannerze cookies) |
| Marketing bezpośredni własnych usług do obecnych klientów | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) |
| Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
4. Okres przechowywania danych
- Zapytania i wyceny bez zawarcia umowy - 18 miesięcy od ostatniego kontaktu.
- Dane klientów po zawarciu umowy - przez okres trwania umowy oraz 6 lat po jej zakończeniu (wymóg księgowo-podatkowy).
- Faktury i dokumenty księgowe - 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
- Konwersacje z chatem - 6 miesięcy (gdy nie zostawiłeś danych kontaktowych) lub 18 miesięcy (gdy zostawiłeś NIP/email).
- Logi techniczne i dane o adresie IP - 30 dni.
- Dane dotyczące weryfikacji NIP (Biała Lista) - 5 lat (wymóg ustawy o VAT).
- Reklamacje i korespondencja reklamacyjna - 3 lata od zakończenia postępowania.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody - do momentu wycofania zgody.
Po upływie okresu przechowywania dane są automatycznie usuwane lub anonimizowane.
5. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające
Twoje dane mogą być powierzane następującym kategoriom podmiotów, z którymi zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania (DPA) zgodne z art. 28 RODO:
- Dostawca infrastruktury hostingowej i zabezpieczeń sieci - serwery w Unii Europejskiej, z mechanizmami regionalizacji danych.
- Dostawca bazy danych - dane przechowywane w centrach danych zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej (Frankfurt / Irlandia).
- Dostawcy usług sztucznej inteligencji (modele językowe typu LLM) - w celu obsługi asystenta konwersacyjnego (chat) oraz kreatora rekomendacji korzystamy z różnych dostawców modeli językowych, dobieranych w zależności od rodzaju zapytania i wymagań jakościowych. W zależności od scenariusza Twoje zapytanie może zostać przesłane do jednego z następujących dostawców:
- OpenAI, L.L.C. (USA) - przetwarzanie na podstawie EU-US Data Privacy Framework,
- Anthropic, PBC (USA) - przetwarzanie na podstawie EU-US Data Privacy Framework,
- Google LLC (USA) - przetwarzanie na podstawie EU-US Data Privacy Framework,
- xAI Corp. (USA) - przetwarzanie na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zgodnie z decyzją wykonawczą Komisji Europejskiej 2021/914.
- Dostawca usługi wysyłki wiadomości email transakcyjnych - w celu wysyłania potwierdzeń i odpowiedzi na zapytania.
- Google Ireland Limited / Google LLC - dostawca usług analitycznych (Google Analytics 4), zarządzania tagami (Google Tag Manager) oraz reklamowych (Google Ads). Dane ładowane są wyłącznie po Twojej zgodzie wyrażonej w bannerze cookies. Podstawa transferu: EU-US Data Privacy Framework. Korzystamy z Google Consent Mode v2, funkcji skracania adresu IP (IP anonymization) oraz ograniczonego okresu retencji danych w GA4.
- Ministerstwo Finansów - w ramach publicznie dostępnego API Wykazu Podatników VAT, wyłącznie w celu weryfikacji statusu NIP.
- Biuro rachunkowe i doradcy prawni - w zakresie niezbędnym do rozliczeń i obsługi prawnej.
- Organy państwowe - wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
Pełną, aktualną listę podmiotów przetwarzających (podprocesorów) udostępniamy na żądanie pod adresem rodo@studiokozubek.pl.
6. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część naszych dostawców technologicznych ma siedzibę poza EOG (w szczególności w USA). W takim przypadku transfer danych odbywa się na podstawie:
- Decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework), jeśli dostawca jest certyfikowany w ramach DPF,
- Standardowych Klauzul Umownych przyjętych przez Komisję Europejską (SCC),
- Dodatkowych środków technicznych i organizacyjnych (szyfrowanie, pseudonimizacja, minimalizacja zakresu danych).
7. Asystent AI i profilowanie
Na naszej stronie działa asystent konwersacyjny (chat) oraz kreator rekomendacji oparty na modelach sztucznej inteligencji. Informujemy, że:
- Rozmawiasz z systemem komputerowym, a nie z człowiekiem. Fakt ten jest jasno oznaczony w interfejsie.
- System analizuje treść Twoich zapytań w celu dopasowania rekomendacji usług (profilowanie w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO).
- Nie podejmujemy wobec Ciebie żadnych decyzji w sposób w pełni zautomatyzowany (w rozumieniu art. 22 RODO). Ostateczną decyzję o warunkach współpracy, cenie i zakresie prac zawsze podejmuje człowiek.
- Treści wpisywane przez Ciebie w chacie pozostają Twoją własnością. Nie wykorzystujemy ich do trenowania modeli AI ani nie udostępniamy podmiotom trzecim poza celem wygenerowania odpowiedzi.
8. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem Twoich danych przysługują Ci następujące prawa:
- Prawo dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),
- Prawo do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych (art. 16 RODO),
- Prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym", art. 17 RODO),
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO),
- Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO),
- Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (nie wpływa to na legalność przetwarzania przed wycofaniem),
- Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
Aby skorzystać z powyższych praw, napisz do nas na rodo@studiokozubek.pl. Odpowiadamy w terminie nieprzekraczającym 30 dni.
9. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do:
- Otrzymania odpowiedzi na zapytanie (bez adresu email nie możemy odpowiedzieć),
- Przygotowania wyceny (bez NIP i nazwy firmy nie możemy zweryfikować statusu VAT),
- Zawarcia i realizacji umowy (dane są wymagane przepisami prawa księgowego).
10. Cookies i podobne technologie
Informacje o plikach cookies oraz o danych zapisywanych w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage) znajdziesz w osobnym dokumencie: Polityka cookies i pamięci lokalnej.
11. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym:
- Szyfrowanie transmisji danych protokołem HTTPS (TLS 1.2+),
- Ograniczenie dostępu do danych do osób upoważnionych,
- Mechanizmy zapobiegania nadużyciom (rate limiting, honeypot antybotowy),
- Regularne aktualizacje oprogramowania i kopie bezpieczeństwa,
- Umowy powierzenia (DPA) z wszystkimi dostawcami technologicznymi.
12. Zmiany w polityce prywatności
Polityka prywatności może być aktualizowana w związku ze zmianami prawa, zmianami w naszych usługach lub zmianami u naszych dostawców. O istotnych zmianach informujemy na stronie głównej lub drogą mailową (jeśli posiadamy Twój adres). Data ostatniej aktualizacji znajduje się na górze dokumentu.